Oplossingsgericht.be

Optimaal functioneren in het werk: effectiviteit (de juiste uitdaging), efficiëntie (op de juiste manier) en plezier (motivatie) 


 

IBT®Institute for Business Technology, waarmee ik als licentiehouder sinds 1994 verbonden ben, werd 30 jaar geleden opgericht en werkt momenteel wereldwijd aan de verbetering van productiviteit en welzijn in organisaties door de optimalisering van sturende, ondersteunende en administratieve werkprocessen op het individuele, team- en organisatieniveau. De nieuwste wetenschappelijke inzichten rond effectiviteit, flow, motivatie en betekenis worden daarbij vertaald naar makkelijk toepasbare methoden. Consulting, training en coaching worden op maat van de klant ingezet. Meer informatie hierover vindt u ook op www.pepworldwide.be.  

 

1.       Persoonlijk Efficiency Programma (PEP)®

 

Als basis van onze interventies in organisaties vormt het Persoonlijk Efficiency Programma (PEP®) een effectieve beproefde aanpak van het beheren van werk en biedt een antwoord op de geformuleerde behoeften aan productiviteit, tijdwinst en kostenbesparing, naast de nood aan structuur, overzicht en comfort. 

 

Persoonlijke werkprocessen bieden heel wat mogelijkheden om verspilling te minimaliseren en workflow te maximaliseren: hoe kunnen we informatie en afgewerkte zaken op de snelste en slimste manier daar krijgen waar ze nodig zijn, wanneer ze er nodig zijn en vooral de juiste dingen. Mensen die meer flow in hun werk ervaren, hebben bovendien meer energie, voldoening en intrinsieke motivatie.

 

Door het steeds grotere volume van taken en te verwerken informatie en sneller wisselende projecten, loopt de agenda van veel mensen over. Het werk stapelt zich op. Via de kenmerkende persoonlijke begeleiding van de PEP-coach op de werkplek rond werkgewoontes, -organisatie en planning, verkrijgen de deelnemers een duidelijker profilering van de kerntaken en creëren zij met PEP® helderheid en ruimte voor de toekomst. Met PEP® verhoogt tevens het werkcomfort en de grip van de deelnemers op de gebeurtenissen.

 

Wat is aanleiding?

 

* Focus en prioriteiten creëren - verbetering van de transparantie en werkcomfort door overzicht en balans – hanteren van de ervaren werkdruk.

* Optimaliseren van productiviteit én beleving

* Cirkel doorbreken van branden blussen (proactief in plaats van reactief handelen) - noodzaak tot gestructureerde, toekomstgerichte acties om de voortgang te kunnen bewaken van de mate waarin doelstellingen worden gerealiseerd (beheersing en sturing).

* Realiseren rentabiliteitsverbeteringen /  “Aan welke knoppen moeten we draaien en hebben we alles wel afgedekt om maximale waarde voor de klanten te creëren met zero verspilling?”

 

 

2.        Team Efficiency Programma (TEP)®

 

Tijdens de reguliere PEP®-trainingen blijkt steeds meer dat klanten behoefte hebben aan ondersteuning van efficiëntieverbetering die verder gaat dan de individuele PEP®-coaching en die teams ondersteunt bij gezamenlijke ordening van informatie, gezamenlijke planning, coördinatie van gezamenlijke werkprocessen en van werkbesprekingen en teamdoelen. Daarom is het Team Efficiency Programma (TEP)® ontwikkeld.

 

Afhankelijk van de situatie en de wensen van de klant, kan het team-aspect zich beperken tot bijv. gezamenlijke (digitale) ordening of zich uitstrekken tot een gemeenschappelijke informatievoorziening voor het hele team en coördinatie van haar werkprocessen.

  

3.        Procesverbetering / Value stream management in the office

 

Om de ondernemingsresultaten nog te verbeteren, kan u met ons een project opzetten waarbij via verdergaande procesverbetering volgende kenmerken gerealiseerd worden:

  • werken met het kostreductie-principe dat stelt dat winstgevendheid niet komt door stijgende kosten aan de klant door te rekenen, maar door interne kostenbesparing door het vermijden van verspilling (O.a. iets vastnemen zonder actie, wachten, onnodige communicatie zijn bronnen van verspilling).
  • de hoogste kwaliteit in de sector realiseren – zero fouten
  • tegemoet komen aan de klantenverwachtingen op vlak van kwaliteit, kosten en betrouwbaarheid

 

In dit soort projecten worden typisch volgende stappen doorlopen:

  • vanuit klantenperspectief waarde bepalen
  • keuze van processen
  • opleiding omtrent impact en mechanismen van verspilling en procesoptimalisatie
  • in kaart brengen van de gekozen processen
  • bepalen van criteria
  • in kaart brengen van de gewenste situatie
  • verbeterplannen opstellen
  • verbeteringen realiseren

 

De verwachte duurtijd van dit project hangt samen met het aantal, complexiteit en omvang van gekozen processen. Uiteraard kan de begeleiding hier gefragmenteerd verlopen en geëvalueerd worden naargelang de opbrengsten.